Privatlivspolitik

Opdateret 25/10-2023.
Spørgsmål til databeskyttelses- og IT-sikkerhedspolitik besvares af Peter Houmann.

Databeskyttelse- og it- sikkerhed ved behandling af klienters personoplysninger

Alff’s behandling af klienters personoplysninger

Mail til vores eksterne samarbejdspartnere skal sendes via vores sikre mailforbindelse. Interne mails, sendes automatisk og som standard altid sikkert. Når der kommunikeres via e-mail til privatpersoner, må denne kommunikation ikke indeholde nogen form for personfølsomme oplysninger. I tilfælde af nødvendig kommunikation indeholdende personfølsomme oplysninger, vil dette blive overleveret personligt. Hvis ikke dette er muligt, sendes kommunikationen via sikker mail til rådgiver som kan sende sikkert til privatperson via e-Boks.

Optagelse af video og foto i forbindelse med behandling

Vi kan optage video og lyd i forbindelse med vores samtaler med og behandling af klienter. Hvis optagelserne omhandler et barn under 18 år, skal forældre/ værge underskrive vores samtykkeerklæring til følgende forudsætninger:

  1. Optagelserne må udelukkende indgå som dokumentation i behandlingsforløbet.
  2. Alle optagelser skal foregå med udstyr, der tilhører Alff.
  3. Alff optager kun video ved specifikt beskrevet behov.
  4. Klienters henvendelse om videooptagelser skal videregives til dataansvarlig leder i Alff.
  5. Klienter kan få kopi af videooptagelser udleveret efter aftale med dataansvarlig leder i Alff
  6. Videooptagelser bliver slettet 6 mdr. efter klientens behandling er afsluttet.

Sikker behandling af data og it-udstyr

  1. Alff udleverer computer, mobiltelefon og iPad til medarbejder, mod kvittering for modtagelse.
  2. Medarbejder må ikke benytte Alff’s mobiltelefon og/eller it-udstyr udenfor arbejdstid.
  3. Medarbejder i Alff har en personlig ansvarsfølelse og informeret sikkerhedsforståelse for, at data og it-udstyr under ingen omstændigheder må deles med, lånes ud, forlades eller overdrages til andre.

Opbevaringsbegrænsning

  1. Medarbejder må aldrig efterlade computer, mobiltelefon, iPad, mus, tastatur, skærm, kamera uovervåget / synligt.
  2. Medarbejder skal altid placere udleveret it-udstyr i aflåst anvist / aftalt opbevaringssted.
  3. Af sikkerhedshensyn skal Alff’s it-ansvarlige altid godkende, hvis man ønsker at medbringe Alff’s it-udstyr og data udenfor Danmark.